тайм-менеджмент: эффективное управление временем
Аля Васильева, коуч для руководителей и предпринимателей
Статья в формете чек-листа расскажет об эффективном управлении временем. Даст простые советы на каждый день, которые помогут улучшить ваш тайм-менеджмент.
Признаки проблем с тайм-менеджментом:
Возможные причины
Психологические:
Внешние:
Причины, которые увеличивают количество дел:
Причины, которые влияют на качество планирования:
Причины, которые влияют на выполнение задачи:
Общие рекомендации
Рекомендации в рамках 1 дня
- Отсутсвие свободного времени,
- Преобладание срочного над важным, количества дел над качеством исполнения,
- Постоянная спешка, переносы и опоздания,
- Непонятно за что хвататься и с чего начать,
- Режим реагирования и тушения пожаров,
- Многозадачность,
- Отсутсвие долгосрочного планирования,
- Прокрастинация, когда вы знаете, что надо делать, но постоянно откладываете на последний момент или вообще не можете приступить к задаче.
Возможные причины
Психологические:
- Потребность в собственной важности, нужности и незаменимости.
- Страх пустоты и вакуума.
- Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины, прокрастинация.
- Недоделанные дела отвлекают от текущей задачи.
Внешние:
- Токсичные люди в окружении.
Причины, которые увеличивают количество дел:
- Отсутсвует делегирование (все сам),
- Неумение сказать “нет”,
- Сложно делать выбор,
- Микро-менеджмент (или вы им занимаетесь, или ваш руководитель),
- Отсутствие четко поставленной цели и критериев ее достижения,
- Неэффективная коммуникация.
Причины, которые влияют на качество планирования:
- Отсутсвие приоритетов или они неверно расставлены (важность подменяется срочностью),
- Частая смена приоритетов,
- Пробелы в зонах ответственности,
- Низкая скорость принятия решений.
Причины, которые влияют на выполнение задачи:
- Неоптимальный способ решения поставленных задач (отсутствие автоматизации, оптимизации, делегирования),
- Низкое качество, фокус на скорости (часто приходится переделывать),
- Частые смены контекста,
- Отсутствие критериев “выполненной задачи”,
- Встречи без подготовки и четко сформулированных цели и плана,
- Неправильная оценка временных затрат или ее отсутсвие.
Общие рекомендации
- Составить единый список всех дел (и рабочих и бытовых),
- Расставить приоритеты,
- Оценить временные затраты на каждое дело,
- Делегировать то, что можно делегировать,
- Минимизировать количество смен контекста (объединять похожие дела),
- Формулировать цель на день, неделю, месяц,
- Не доделывать дела, если они потеряли смысл и актуальность,
- Делать 1 дело за 1 раз,
- Думать о времени, как о деньгах,
- Внести дедлайны в календарь и напоминания о них за несколько дней.
Рекомендации в рамках 1 дня
- Создайте план на день,
- Используйте календарь: вносите туда не только встречи, но и задачи,
- Выберете фокус на день (1-2 главных дела),
- Расставьте приоритеты,
- Установите ограничение по времени для каждой задачи,
- Отслеживайте потраченное время (чтобы начать более реалистично оценивать),
- Блокируйте отвлекающие факторы,
- Объединяйте похожие задачи,
- Добавляйте временные буферы между встречами и задачами.
Есть инструменты и приемы, чтобы успевать больше. НО!
Невозможно успеть все. Важно успеть то, что для вас действительно важно. Для этого надо знать, что для вас важно.
Невозможно успеть все. Важно успеть то, что для вас действительно важно. Для этого надо знать, что для вас важно.
Если вы понимаете, что сложно разобраться со стрессом и выстроить комфортный рабочий график самостоятельно, я буду рада вас проконсультировать по этому вопросу.