Проблемы с тайм-менеджментом: признаки, причины, рекомендации
Признаки проблем с тайм-менеджментом:
Возможные причины
Психологические:
Внешние:
Причины, которые увеличивают количество дел:
Причины, которые влияют на качество планирования:
Причины, которые влияют на выполнение задачи:
Общие рекомендации
Рекомендации в рамках 1 дня
Главная мысль
Есть инструменты и приемы, чтобы успевать больше. НО!
Невозможно успеть все. Важно успеть то, что для вас действительно важно. Для этого надо знать, что для вас важно.
- Отсутсвие свободного времени,
- Преобладание срочного над важным, количества дел над качеством исполнения,
- Постоянная спешка, переносы и опоздания,
- Непонятно за что хвататься и с чего начать,
- Режим реагирования и тушения пожаров,
- Многозадачность,
- Отсутсвие долгосрочного планирования.
Возможные причины
Психологические:
- Потребность в собственной важности, нужности и незаменимости.
- Страх пустоты и вакуума.
- Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины, прокрастинация.
- Недоделанные дела отвлекают от текущей задачи.
Внешние:
- Токсичные люди в окружении.
Причины, которые увеличивают количество дел:
- Отсутсвует делегирование (все сам),
- Неумение сказать “нет”,
- Сложно делать выбор,
- Микро-менеджмент (или вы им занимаетесь, или ваш руководитель),
- Отсутствие четко поставленной цели и критериев ее достижения,
- Неэффективная коммуникация.
Причины, которые влияют на качество планирования:
- Отсутсвие приоритетов или они неверно расставлены (важность подменяется срочностью),
- Частая смена приоритетов,
- Пробелы в зонах ответственности,
- Низкая скорость принятия решений.
Причины, которые влияют на выполнение задачи:
- Неоптимальный способ решения поставленных задач (отсутствие автоматизации, оптимизации, делегирования),
- Низкое качество, фокус на скорости (часто приходится переделывать),
- Частые смены контекста,
- Отсутствие критериев “выполненной задачи”,
- Встречи без подготовки и четко сформулированных цели и плана,
- Неправильная оценка временных затрат или ее отсутсвие.
Общие рекомендации
- Составить единый список всех дел (и рабочих и бытовых),
- Расставить приоритеты,
- Оценить временные затраты на каждое дело,
- Делегировать то, что можно делегировать,
- Минимизировать количество смен контекста (объединять похожие дела),
- Формулировать цель на день, неделю, месяц,
- Не доделывать дела, если они потеряли смысл и актуальность,
- Делать 1 дело за 1 раз,
- Думать о времени, как о деньгах,
- Внести дедлайны в календарь и напоминания о них за несколько дней.
Рекомендации в рамках 1 дня
- Создайте план на день,
- Используйте календарь: вносите туда не только встречи, но и задачи,
- Выберете фокус на день (1-2 главных дела),
- Расставьте приоритеты,
- Установите ограничение по времени для каждой задачи,
- Отслеживайте потраченное время (чтобы начать более реалистично оценивать),
- Блокируйте отвлекающие факторы,
- Объединяйте похожие задачи,
- Добавляйте временные буферы между встречами и задачами.
Главная мысль
Есть инструменты и приемы, чтобы успевать больше. НО!
Невозможно успеть все. Важно успеть то, что для вас действительно важно. Для этого надо знать, что для вас важно.